Communication écrite – avantage, type, les avantages, les inconvénients, le processus de communication

Communication écrite - avantage, type, les avantages, les inconvénients, le processus de communication

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La communication écrite implique tout type d’interaction qui fait usage de la parole écrite. Il est l’un des deux principaux types de communication, ainsi que la communication orale / parlée. La communication écrite est très courante dans les situations d’affaires, il est donc important pour les propriétaires et gestionnaires d’entreprises de développer des compétences efficaces en communication écrite. Certaines des diverses formes de communication écrite qui sont utilisés en interne pour les opérations commerciales comprennent des notes de service, des rapports, des bulletins, des descriptions de travail, manuels de l’employé, et le courrier électronique. Des exemples de voies de communication écrites généralement menées avec les clients, les fournisseurs et les autres membres de la communauté des affaires, quant à lui, y compris le courrier électronique, les sites Web de l’Internet, des lettres, des propositions, des télégrammes, des fax, des cartes postales, des contrats, publicités, brochures et communiqués de presse.

LE PROCESSUS DE COMMUNICATION

Le processus de base de la communication commence quand un fait ou une idée est observée par une seule personne. Cette personne (l’expéditeur) peut décider de traduire l’observation dans un message, puis transmettre le message par quelque moyen de communication à une autre personne (le récepteur). Le récepteur doit alors interpréter le message et fournir une rétroaction à l’expéditeur indiquant que le message a été compris et les mesures appropriées prises.

Comme Herta A. Murphy et Herbert W. Hildebrandt observés dans Efficaces Business Communications, une bonne communication doit être complète, concise, claire, concrète, correcte, attentionné et courtois. Plus précisément, cela signifie que la communication doit: répondre à des questions de base comme qui, quoi, quand, où; être pertinent et pas trop verbeux; se concentrer sur le récepteur et ses intérêts; utiliser des faits et des chiffres précis et des verbes actifs; utiliser un ton de conversation pour la lisibilité; des exemples et des aides visuelles en cas de besoin; faire preuve de tact et de bonne humeur; et être précis et non discriminatoire. communication d’entreprise Imprécis, inexacte ou inconsidérée peut perdre un temps précieux, aliéner les employés ou les clients, et de détruire la bonne volonté envers la gestion ou l’entreprise globale.

AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS DE COMMUNICATION ÉCRITE

Dans leur livre Gestion: Fonction et stratégie, Thomas S. Bateman et Carl P. Zeithaml décrit plusieurs avantages et les inconvénients de l’utilisation de formes de communication écrite. Un avantage est que les messages écrits ne doivent pas être livrés sur l’éperon du moment; à la place, ils peuvent être édités et révisés plusieurs fois avant qu’ils ne soient envoyés pour que le contenu peut être façonné pour un effet maximum. Un autre avantage est que la communication écrite fournit un enregistrement permanent des messages qui ont été envoyés et peuvent être sauvegardés pour une étude ultérieure. Comme ils sont permanents, les formes écrites de communication permettent également aux bénéficiaires de prendre plus de temps pour examiner le message et fournir une rétroaction appropriée. Pour ces raisons, les formes écrites de communication sont souvent considérés comme plus appropriés pour les messages d’affaires complexes qui incluent des faits et des chiffres importants. D’autres avantages généralement associés à de bonnes compétences en écriture comprennent client / satisfaction de la clientèle ont augmenté; amélioration de l’efficacité interorganisationnelle; et de l’image dans la communauté et de l’industrie renforcée.

Cependant, il y a aussi plusieurs pièges potentiels associés à la communication écrite,. Par exemple, contrairement à la communication orale, dans laquelle les impressions et les réactions sont échangés instantanément, l’expéditeur de la communication écrite ne reçoit généralement pas un retour immédiat à son message. Cela peut être une source de frustration et d’incertitude dans les situations professionnelles dans lesquelles une réponse rapide est souhaitée. En outre, les messages écrits prennent souvent plus de temps pour composer, tant en raison de leur nature riche en information et de la difficulté que de nombreuses personnes ont à composer cette correspondance. De nombreuses entreprises, cependant, ont adopté une attitude proactive dans la lutte contre cette dernière question. Consciente du grand nombre de travailleurs qui luttent avec leurs capacités d’écriture, certaines entreprises ont commencé à offrir des cours sur le site d’écriture ou des employés inscrits dans des ateliers d’écriture d’affaires offerts par les organismes de formation professionnelle, les collèges et les programmes d’éducation communautaire.

COMMUNICATIONS E-MAIL

Le courrier électronique est devenu un outil très populaire de communication d’entreprise au cours des dernières années. En effet, sa capacité à transmettre des communications d’entreprise importantes rapidement et facilement l’a transformé en un outil de travail de communication pour les entreprises de toutes tailles et orientations. Mais de nombreux utilisateurs de la technologie e-mail accordent peu d’attention aux règles de base de la grammaire et le format lors de la composition de leurs lettres, même quand ils sont Penning la correspondance commerciale adressée aux clients, les clients, les fournisseurs, les partenaires commerciaux, ou des collègues internes. Cette correspondance bâclée reflète une &# X0022; étonnante&# X0022; manque de professionnalisme, a écrit Sana Reynolds Communication World: &# X0022; Nous semblent avoir été séduits par la facilité et l’informalité du milieu pour produire des messages qui ignorent les règles et les conventions habituellement en place lors de la production papier. Nous envoyons des messages avec des erreurs de grammaire, d’utilisation ou de l’orthographe&# X2026 ;. Au nom de la vitesse, on jette toute prudence et d’oublier la peine de motifs, des paragraphes, et d’autres conventions qui rendent intelligible des messages, créer des décharges données inesthétique et impénétrable.&# X0022;

Compte tenu de cette tendance malheureuse, de nombreuses entreprises spécialistes des affaires d’avocats pour installer des lignes directrices fermes sur le ton, le contenu et la forme de correspondance électronique. Ces lignes directrices devraient indiquer clairement que tous les employés sont tenus de respecter les mêmes normes de professionnalisme que (probablement) restent en place pour la correspondance postale traditionnelle. Une bonne orthographe et la grammaire et la capacité à encadrer la correspondance dans la langue appropriée diplomatique devrait être caractéristiques de courrier électronique, ainsi que la poste, surtout si la communication est dirigée vers une personne ou des personnes extérieures à l’entreprise.

EN SAVOIR PLUS:

Bateman, Thomas S. et Carl P. Zeithaml. Gestion: Fonction et stratégie. Irwin 1990.

Golen, Steven. Communication d’affaires efficace. Washington, DC: US ​​Small Business Administration 1989.

Jacobs, Paula. &# X0022; fortes compétences en écriture essentielles pour le succès, même dans les TI.&# X0022; InfoWorld. 6 juillet 1998.

Murphy, Herta A. et Herbert W. Hildebrandt. Efficaces Business Communications. McGraw-Hill, 1991.

Reynolds, Sana. &# X0022; Composing efficace des messages électroniques.&# X0022; Communication dans le monde. 15 juillet 1997.

Schafer, Sarah. &# X0022; Bureau E-Mail: Il&# X0027; s rapide, facile et trop souvent incomprise.&# X0022; International Herald Tribune. 1 novembre 2000.

Lisez aussi l’article sur les Communication écrite de Wikipedia

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